Telia Personal Work – products and services for your business

DATA-INFON TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 24.5.2018

Data-Info on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötietosi turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Data-info kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Rekisterinpitäjien tiedot löytyvät verkkosivuiltamme. Data-Infossa käsitellään henkilötietoja pääasiassa Data-Infon ja sen asiakkaiden välisten sopimusten täytäntöönpanemiseksi sekä Data-Infon oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, suostumuksen perusteella tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Tässä selosteessa viittaamme ”Sinulla” asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin tai muihin asianomaisiin osapuoliin, valtuutettuihin edustajiin ja vastuuhenkilöihin.

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:

  1. Mitä henkilötietoja Data-Info kerää
  2. Miten Data-Info voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla
  3. Kenelle Data-Info voi luovuttaa henkilötietoja
  4. Miten Data-Info suojaa henkilötietoja
  5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
  6. Kuinka kauan Data-Info säilyttää henkilötietojasi
  7. Miten tähän ja evästeitä koskevaan selosteeseen tehdään muutoksia
  8. Yhteydenotto Data-Infoon tai tietosuojaviranomaiseen
1. Mitä henkilötietoja Data-Info kerää

Henkilötietoja kerätään suoraan sinulta tai yrityksenne pääkäyttäjältä. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

  • Perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot, yrityksen nimi, toivottu yhteydenpitotapa, arvo tai ammatti, yritysyhteyshenkilöiden osalta myös vastuuasema/työtehtävä, sosiaalisen median tunnistetiedot.
  • Demografiatiedot kuten ikä, syntymäaika, sukupuoli ja äidinkieli.
  • Henkilötunnus, mikäli se on tarpeen asiakkaan yksilöimiseksi esim. laskutusta varten tai muutoin lain salliessa tai edellyttäessä.
  • Data-Infon palveluihin ja portaaleihin rekisteröitymisen ja kirjautumisen yhteydessä kerättävät tiedot, kuten käyttäjätunnukset ja salasanat.
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten Palvelua, tuotteita ja tilauksia koskevat, niihin liittyvät ja niiden toimittamiseksi tarvittavat tiedot, tilaaja- ja käyttäjätiedot, laskutukseen, luotonvalvontaan ja maksamiseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, asiointia koskevat tiedot (valtakirjat, valtuutukset) asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvät tallenteet kuten esimerkiksi puhelut sekä sähköposti- ja chat-viestit asiakaspalveluun, turvakameran videotallenne mahdollisesta vierailusta toimipisteessämme.
  • Data-Infon verkkosivujen ja mobiilisovellusten käytöstä syntyvät tiedot.
  • Muut Palvelun käyttöä kuvaavat tiedot, myös evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla internet- ja mobiiliselailun yhteydessä mahdollisesti kerättävät henkilötiedot. Tarkemman kuvauksen evästeistä ja verkkopalvelussa kerättävästä tiedosta löydät evästepolitiikastamme.
  • Data-Infon järjestämiin tapahtumiin, kilpailuihin ja arvontoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot.
  • Suoramarkkinointikampanjoita koskevat tiedot, suoramarkkinointiin liittyvät luvat ja -kiellot, kiinnostuksen kohteet, uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen tilaukset, suoramarkkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot.
  • Muut suostumuksellasi kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot.

Yritykset jotka perustavat asiakastilinsä Data-Infon palveluihin itsepalveluväylää tai puhelinmyynnin kautta kulkevat yrityksen tietojen ja luottotietojen tarkastuksen läpi. Prosessin aikana asiakastiliä perustavan henkilön henkilötunnus saadaan mobiilivarmenne- tai TUPAS-tunnistautumisen yhteydessä ja tallennetaan, jotta mahdollisten väärinkäyttötapausten selvittäminen on mahdollista.

Keräämme asiakkailta nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, jotta voimme tarjota asiakkaalle kulloinkin kyseessä olevan palvelun. Keräämme tietoa myös meille digitaalisten kanaviemme kautta lähettämistäsi viesteistä, kuten palvelupyynnöistä tai palautteista. Lisäksi esimerkiksi tele salesin soittamia puheluita voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio- ja kehitystarkoituksiin.

2. Miten Data-Info voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla

Keräämme, käsittelemme ja käytämme henkilötietoja, joita tarvitaan liiketoimintamme harjoittamiseen, tehokkaaseen asiakaspalveluun ja tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin sisältäen myös henkilötietojen käsittelyn tietojen anonymisoimiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen tai Data-Infon oikeutettuun etuun palveluiden käyttämisen ja tarjoamisen yhteydessä. Telialla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi sekä Asiakkaidemme palvelemiseksi. Tämä mahdollistaa esimerkiksi kohdistetun markkinoinnin ja mainonnan. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.

Esimerkkejä sopimuksen täytäntöön panemiseen liittyvistä tehtävistä:

  • Data-Infolta hankittujen laitteiden ja palveluiden toimitus ja laskutus
  • Huolto-, ja vakuutusasiat sopimusaikana
  • Asiakaspalvelu

Data-Info voi käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella. Telialla on oikeutettu etu henkilötietojesi käsittelyyn esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksissa.

3. Kenelle Data-Info voi luovuttaa henkilötietoja

Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa. Voimme myös käsitellä anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun henkilönä. Tällaista tietoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös muihin kuin Tietosuojalausunnossa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Voimme luovuttaa henkilötietoja alla oleville tahoille:

Data-Infon kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille sovellettavan lainsäädännön sallimassa laajuudessa. Konserniyhtiömme voivat käyttää henkilötietojasi tässä lausunnossa määriteltyihin tarkoituksiin mukaan lukien markkinoidakseen tuotteitaan tai palveluitaan sinulle.

Data-Infon puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojaselosteen mukaisesti. Tässä tarkoitettuja käsittelijöitä ovat mm. IT-palveluntarjoajat, tavarantoimittajat, laitehuoltokumppanimme sekä markkinointia lukuumme suorittavat markkinointitoimistot.

Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomen, Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirtäessämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle varmistamme sopimuksin (esimerkiksi käyttämällä EU:n Komission mallisopimuslausekkeita) tai muutoin, että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi huolehdimme ja edellytämme myös käsittelijämme huolehtimaan tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina huolimatta siitä siirretäänkö niitä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Muille palveluntarjoajille, jotka tarjoavat tai ovat sitoutuneet toimittamaan sinulle palveluita esimerkiksi laskutusta varten ja vika- tai häiriötilanteissa.

Muille kolmansille osapuolille suostumuksellasi, joka on voitu saada esimerkiksi tietyn palvelun yhteydessä.

Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä taikka muutoin lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa. Luovutus tapahtuu tällöin lain nojalla tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä.

Liiketoimintajärjestelyissä, kuten sulautumisten ja erilaisten liiketoimintakauppojen tai -siirtojen yhteydessä.

4. Miten Data-Info suojaa henkilötietoja

Data-Infolla on käytössä asianmukaiset organisaatiolliset ja tekniset turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme hallussamme olevia tietoja väärinkäytösten, katoamisen, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Henkilötietoihin pääsee käsiksi rajatuin käyttöoikeuksin ainoastaan ne, joiden työn puolesta henkilötietoihin tulee päästä käsiksi. Tietoihin pääsemistä rajoitetaan teknisesti käyttöoikeusryhmin ja käyttäjittäin.

5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä käyttäjänä oikeuksia Data-Infon hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi riippuvat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja tilanteesta..

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen Tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia.

Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastietosi ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Sopimussuhteen perusteella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti sopimussuhteen voimassaoloajan tai niin kauan kuin palveluiden toimittaminen edellyttää. Sopimussuhteen tai palveluiden toimittamisen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niille on tarvetta esimerkiksi keskeneräisten asioiden, laskutuksen, reklamaatioiden tai takuuaikojen puitteissa.

Pääsääntöisesti tietojen säilytysaika on vähintään kolme vuotta ja maksimissaan kuusi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Yksittäisten tietotyyppien osalta säilytysajat voivat olla myös lyhempiä.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty. Tällaista oikeutetun edun piiriin kuuluvaa käsittelyä voi olla esimerkiksi suoramarkkinointi asiakkaalle sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Lakisääteisten velvoitteiden perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin laissa edellytetään. Velvoitteita henkilötietojen säilyttämisen osalta on asetettu esimerkiksi kirjanpito- tai rahanpesulainsäädännössä..

Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

a) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi.

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin. Useimmissa tapauksissa nämä tiedot ovat jo nähtävissäsi Data-Infon tarjoamassa verkkopalvelussa.

b) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.

c) Oikeus pyytää tietojen poistamista.

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

  • Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
  • Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
  • Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
  • Tietojen käsittely on lainvastaista.

d) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.

Jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu.

e) Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Sinulla on oikeus vastustaa Telian oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä, profilointi mukaan lukien. Telia voi kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen Telian pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen.

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Sinulla on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Ohjeet sinua koskevien pyyntämiseksi löytyvät täältä.

g) Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi.

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan myös, että voimme pyytää sinua käymään Data-Infon toimipisteessä varmistamassa henkilöllisyytesi, jotta voimme varmistua pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä sekä saada tarvittaessa lisätietoja pyynnön yksilöimiseksi.

7. Miten tähän ja evästeitä koskevaan selosteeseen tehdään muutoksia

Parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

8. Yhteydenotto Data-Infoon tai tietosuojaviranomaiseen

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä Data-Infon asiakaspalveluun. Data-Info Oy on myös nimittänyt tietosuojavastaavan (Data Protection Officerin), jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen privacy@datainfo.fi. Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen missä tahansa maassa, jossa Data-Info tarjoaa sinulle tuotteita tai palveluita.

Telia Company on sitoutunut harjoittamaan vastuullista ja kestävää liiketoiintaa. Jos epäilet Telian Companyn toimineen lain tai Tietosuojaselosteen vastaisesti, voit raportoida asiasta luottamuksellisesti myös Telia Companyn Speak-Up Line -kanavan (ns. whistleblowing-järjestelmä) kautta.

Mikäli Sinulla on kysyttävää tai keskusteltavaa siitä, miten Telia Company huolehtii tietosuojastasi, ota ystävällisesti yhteyttä konsernimme tietosuojavastaavaan osoitteessa DPO-TC@teliacompany.com.

Telia Company -konsernin tietosuoja: https://www.teliacompany.com/en/about-the-company/privacy